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Assistant-e de direction

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La commune d’Ambérieu en Bugey, 3e ville du département de l’Ain, à 30 mn de Lyon, 14 557 habitants, 217 agents, recrute :

1 ASSISTANT-E DE DIRECTION AUPRÈS DES ÉLUS ET DU DGS (H/F)

Poste à temps complet : titulaire – mutation – concours
contractuel – durée d’un an renouvelable une fois

Cadre d’emplois des rédacteurs (catégorie B)

Sous l’autorité de la Directrice Générale des Services,

Mission principale : apporter une aide permanente au Maire et à la Direction Générale des Services en terme d’organisation personnel, d’accueil, de gestion, de suivi et de classement des dossiers confiés.

Activités principales

Accueil physique et téléphonique du secrétariat des élus au sein de la DGS :

  • Renseigner les administrés (contact téléphonique ou physique) et les diriger vers l’interlocuteur compétent (élus ou services)
  • Savoir filtrer et transmettre les messages reçus.

Organisation de la vie professionnelle du maire, des adjoints si nécessaire et de la directrice générale des services

  • Organiser l’agenda
  • Transmettre les messages ou informations susceptibles d’avoir un intérêt pour le maire ou la DGS
  • Organiser les éventuels déplacements des élus et/ou de la DGS

Organiser, planifier, assister aux réunions autant que de besoin à la demande du maire ou de la DGS et veiller à la coordination de l’ordre du jour du Conseil Municipal

Suivre la gestion du courrier arrivée/départ

  • Encadrement de l’agent affecté à cette mission
  • Assurer et organiser la continuité du service courrier arrivée / départ

Suivi des dossiers, activités et projets confiés par le maire ou la DGS

  • Suivi de projets transversaux confiés par la direction
  • Gérer le budget du service
  • Proposer et renseigner les tableaux de suivi de l’activité de la direction et participer à la mise en forme du bilan d’activité de la direction

Réalisation et mise en forme de courrier ou autres travaux bureautique (PPT, tableur etc…)

Apporter son soutien au service communication notamment sur l’aspect développement des réseaux sociaux

Classement, archivage, veille documentaire

  • Etre le référent du classement et de l’archivage de la Direction Générale des Services

Etre force de proposition pour améliorer l’efficience de la Direction Générale des Services

Poste évolutif à terme vers l’encadrement du service Citoyenneté Population Accueil de l’Hôtel de Ville.

Qualités :

Etablir une véritable relation de confiance avec le Maire et la Directrice Générale des Services
Respect des obligations de confidentialité et de discrétion
Agréable, souriante
Savoir faire preuve de discernement
Disponibilité (en fonction de l’emploi du temps du Maire et des réunions
Savoir adapter son discours en fonction de l’interlocuteur

Compétences :

Qualités rédactionnelles
Bonne organisation et gestion du temps de travail
Connaissances juridiques de base au minimum, de l’environnement et de l’organisation territoriale

Poste à pourvoir dès le mois de novembre 2017

Les candidatures sont à adresser avant le 30 septembre 2017 par lettre de motivation accompagnée d’un CV détaillé à Monsieur le Maire Place Robert Marcelpoil 01500 AMBERIEU-EN-BUGEY